Mitteilungsvorlage - VO/13/569

A:   Sachbericht

B:   Stellungnahme der Verwaltung

C:   Prüfungen:1.Umweltverträglichkeit

2.Kinder- und Jugendbeteiligung

D:   Finanzielle Auswirkungen

E:   Beschlussempfehlung

Zu A und B: Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

In Anlehnung an die Handlungsempfehlung des Innovationsrings NKR-SH empfiehlt sich im Regelfall zur Umstellung auf das NKR (Neues Kommunales Rechnungswesen) folgende Projektorganisation:

Teilprojekt 1: Vermögenserfassung und -bewertung, Eröffnungsbilanz

Teilprojekt 2:Softwareauswahl, -beschaffung und Implementierung

Teilprojekt 3:Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, des gesetzlich normierten Produktrahmens und eines betriebswirtschaftlichen Instrumentariums (u.a. Risikomanagement)

Teilprojekt 4:Organisation mit anpassungsbezogenen Aspekten der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse (Stichwort und Chance zur Optimierung der Geschäftsprozesse)

Teilprojekt 5:Aus- und Fortbildung (Rechnungswesen, Führungskräfte, Politik)

Teilprojekt 6:Haushaltsplanung im neuen System (NKR / Doppik)

Im Einzelnen:

Das Teilprojekt 1 (Vermögenserfassung und -bewertung, Eröffnungsbilanz) ist bereits seit 2009 angelaufen und wurde aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung der Schulen auf kostenrechnende Einrichtungen begonnen.

Zwischenzeitlich wurden alle Grundstücke und Gebäude der Stadt erfasst; die Wertermittlung auf der Basis der Anschaffungs- und Herstellungskosten erweist sich jedoch als sehr zeitaufwendig. Da das Team der Vermögenserfassung und -bewertung im August 2013 Verstärkung erhält,  hoffen wir auf die Fertigstellung der Eröffnungsbilanz im Jahre 2014.

Die Softwareauswahl, -beschaffung und Implementierung gemäß dem Teilprojekt 2 wurde bereits mit dem Jahreswechsel 2006 / 2007 vollzogen.

Seinerzeit hat die Verwaltung sich für das Produkt „proDoppik“ der Fa. H+H aus Berlin entschieden, da in Pinneberg (Stadt und Kreis), Elmshorn (Stadt + Amt), Rellingen und bei weiteren Kommunen im Kreis Pinneberg sowie im Hamburger Randgebiet diese Software z.T. bereits im doppischen Echtbetrieb lief. Die HKR-Software anderer Anbieter konnte den doppischen Echtbetrieb zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorweisen.

Zwischenzeitlich arbeiten bereits alle Eigenbetriebe der Stadt Tornesch sowie der Zweckverband VHS Tornesch-Uetersen erfolgreich mit der doppischen Buchführung über das mandantenfähige Programm „proDoppik“ der Firma H+H.

Teilprojekt 3  Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, des gesetzlich normierten Produktrahmens und eines betriebswirtschaftlichen Instrumentariums (u.a. Risikomanagement)

Da nach der GemHVO eine Umstellung auf die Doppik nicht die gleichzeitige Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung beinhalten muss, wird die Einführung der Kostenrechnung auch aus organisatorischen Gründen zu einem späteren Zeitpunkt (2015 / 2016) umgesetzt.

Die Bildung von Produkten innerhalb des gesetzlich vorgegebenen Produktrahmens wird ein Schwerpunkt der Umstellungsarbeiten auf die Doppik für die Verwaltung 2013 sein.

In diesem Zusammenhang haben bereits mehrere Workshops auf Amtsleiterebene stattgefunden, um die Produkte der einzelnen Ämter zu bestimmen und die erforderliche Zuordnung der Sach- und Personalkosten auf die jeweiligen Produkte vorzunehmen.

Es wird derzeit darauf hingearbeitet, das die Ämter ihre Produkte bis Ende Mai 2013 definiert  und eine Zuordnung der Sach- und Personalkosten vorgenommen haben, so dass im Anschluss eine Umsetzung der bisherigen kameralen Gliederungen auf die neuen Produkte über eine entsprechende Matrix durch die Kämmerei erfolgen kann. Eine Aufstellung der gebildeten Produkte, gegliedert nach Organisationseinheiten (Ämtern), sollte dann dem Finanzausschuss vorgestellt werden.

Das Teilprojekt 4 beinhaltet die Organisation mit anpassungsbezogenen Aspekten der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse.

Auch hier sind hinsichtlich der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse einige Anstrengungen unternommen worden, diese anzupassen und zu optimieren. Mit der Untersuchung der Fa. KUBUS wurde z.B. die Einrichtung eines Gebäudemanagements beauftragt, die weitreichende organisatorische Veränderungen mit sich bringen und gleichzeitig auch Auswirkungen auf die zu bildenden Produkte haben werden.

Auch die im Teilprojekt 5 genannte Aus- und Fortbildung der Führungskräfte sowie der Politik ist zum Teil begonnen oder  teilweise abgeschlossen. Möglichst zeitnah zu dem eigentlichen Umstellungstermin (1.1.2014) werden weitere programmbezogene GBH-Schulungen der Mitarbeiter im Hause durch Dozenten der Fa. H+H stattfinden. Weiterhin werden im Herbst (September) Schulungen im Bereich der Doppik für die Mitarbeiter der jeweiligen Ämter organisiert.

Da die Eigenbetriebe wie erwähnt auf die Doppik umgestellt wurden und z.B. seit 2008 in der GGT bereits doppisch gebucht wird, verfügt  die Finanzbuchhaltung (Kasse) sowie die Kämmerei, auch durch entsprechende Lehrgänge (Finanzbuchhalter / Bilanzbuchhalter), bereits über das notwendige Know-how.

Die Haushaltsplanung im neuen System (NKR / Doppik), das Teilprojekt 6, setzt vom Grundsatz her auf die vorgenannten Teilprojekte auf. Erst wenn die im Teilprodukt 2 genannte Software beschafft und implementiert, die Produkte ermittelt und alle Kosten zugeordnet werden konnten, alle Optimierungsbemühungen in der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse vollzogen wurden und die entsprechende Ausbildung der Mitarbeiter abgeschlossen ist, kann mit der eigentlichen Haushaltsplanung begonnen werden.

Weitere Erläuterungen werden bei Bedarf in der Sitzung mündlich erfolgen.

Zu C: Prüfungen

entfällt

1. Umweltverträglichkeit

entfällt

2. Kinder- und Jugendbeteiligung

entfällt