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ALLRIS - Vorlage

Mitteilungsvorlage - VO/18/296

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Beratungsfolge

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Sachverhalt / Stellungnahme der Verwaltung

Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

 

Projektübersicht Stabstelle EDV

Die nachfolgende Auflistung beinhaltet alle bis 2020 geplanten größeren Projekte und Aufgaben, die von der Stabstelle EDV abzuarbeiten sind. Neben den genannten Maßnahmen ist zugleich das normale Tagesgeschäft, also Support und Wartung der gesamten Hard- und Software, Unterstützung der User bei der EDV-Anwendung, Beratung über künftigen EDV Einsatz sowie die gesamte kaufmännische Abwicklung der Stabstelle zu leisten.

Das Team der Stabstelle EDV besteht zurzeit aus 4 Personen und einem Auszubildenden im 2. Lehrjahr. Eine Fachkraft verlässt uns auf eigenen Wunsch zum Jahresende. Im 3. Quartal 2019 wird eine Mitarbeiterin mit reduzierter Stundenzahll aus der Elternzeit zurückkehren.

Projekt  1. Umstellung auf Office 365

Zeitraum:

Dezember 2018

Projektverantwortlicher:

Gunnar Seiler, Serkan Boral

Priorität:

hoch

Begründung: drohende Unterlizensierung

Beschreibung:

Aktuell werden hausweit Office 2010 Lizenzen eingesetzt. Davon wurden seinerzeit duch das Land 60 Stück im Rahmen einer einmaligen Aktion kostenlos zur Verfügung gestellt. Ein weiterer Teil der Lizensierung ist durch Upgrades aus früheren Versionen gedeckt. Dennoch verbleibt ein Teil von nicht lizensierten Installationen.

Im Zuge einer erforderlichen Nachlizensierung macht es Sinn, gleich alle bestehenden Installationen auf die aktuellste Version upzugraden, da Office 2010 ab 2020 von Microsoft nicht mehr mit Updates und Sicherheitspatches versorgt werden wird.

Die von Microsoft empfohlene Vorgehensweise ist der Umstieg auf Office 365. Dies ist eine Version, für die statt wie bisher einmalige Lizenzkosten monatliche Kosten aufgerufen werden. Dafür steht aber immer die jeweils aktuelle Version zur Verfügung, die automatisch an allen Arbeitsplätzen installiert wird. Zudem ist ein gehosteter Exchange Server in den Lizenzkosten enthalten.

 

 

 

Da wir bereits unseren Exchangserver extern hosten entsehen nur sehr geringe Mehrkosten. Ein Preisvergleich mit dem herkömmlichen Preismodell hat ergeben, dass Office 365 selbst dann für uns günstiger ist, wenn man nur alle 6 Jahre, also jeden 2. Updatezyklus, die Office Lizenzen kaufen würde.

Da unser Exchange Hoster auch Office 365 hosted, werden wir dort eine Migration vornehmen. Damit ist auch sichergestellt, dass alle vorhandenen Postfächer ohne Datenverlust nach der Migration wieder zur Verfügung stehen. Der geplante Migrationstermin ist der 14.12.2018, Vor- und Nacharbeiten werden jeweils etwa eine Woche in Anspruch nehmen.

 

 

 

Projekt  2. Einführung DMS

Zeitraum:

2019 - 2020

Projektverantwortlicher:

Inga Ries, Gunnar Seiler

Priorität:

Sehr hoch

Begründung: zentrales System für Digitalisierung

Beschreibung:

Zu diesem Projekt existiert eine gesonderte Vorlage. Ausführliche Beschreibung siehe dort.

 

Kurzbeschreibung:

Implementierung einer zentralen, digitalen, revisionsicheren Datenablage. Das Programm stellt zudem Workflow Anwendungen bereit, um wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsverarbeitung oder Aufträge an den Bauhof elektronisch abwickeln zu können.

 

 

 

Projekt  3. Migration MESO/GESO auf VOIS

Zeitraum:

IV/2019

Projektverantwortlicher:

Serkan Boral, Daniel Bielaczewski

Priorität:

mittel

Begründung: Bestehende Anwendung wird mittelfristig nicht mehr supportet.

Beschreibung:

Migration der vorhandenen Software für das Meldewesen und das Gewerbeamt auf ein gemeinsames Nachfolgeprodukt des gleichen Herstellers. Das Produkt ist für diverse Online Funktionen vorbereitet.

 

 

Projekt  4. Einführung Besuchersteuerung

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

DB, FB

Priorität:

hoch

Begründung: Durch Einrichtung von Wartezonen erforderlich

Beschreibung:

Um die Besucherzufriedenheit durch Reduzierung der Wartezeiten zu erhöhen und die Mitarbeiter zu entlasten, soll eine Besuchersteuerung eingeführt werden, die einerseits die Spontanbesucher im Rathaus in sinvolle Warteschlagen einteilt und die andererseits eine Terminvergabe über das Internet ermöglicht.

 

 

Projekt  5. Migration Ratsinformationssystem

Zeitraum:

III/2019

Projektverantwortlicher:

SD

Priorität:

mittel

Begründung: Optimierung technischer Abläufe

Beschreibung:

Das Ratsinformationssystem liegt in einer Nachfolgeversion vor, welche ausschließlich auf den Servern der Fa. CC-egov gehosted ist. Vorteil: weniger Wartungsaufwand für das lokale EDV Team und keine doppelte Datenhaltung mehr.

 

 

Projekt  6. Migration zentraler Virenscanner

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

DB, SB

Priorität:

hoch

Begründung: Vertrag läuft aus

Beschreibung:

Der Vertrag für den derzeit eingesetzten Virenscanner läuft zur Jahresmitte 2019 aus. Es soll ein Nachfolgeprodukt beschafft werden, welches mit der hier eingesetzten Software zur zentralen Administration gut zusammenarbeitet.

 

 

Projekt  7. Neukonzeptionierung Backup

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

SG, SB

Priorität:

hoch

Begründung: Gesamtkonzept für alle Standorte

Beschreibung:

Nach erfolgter Anbindung fast aller Außenstellen soll ein gemeinsames Backup Konzept für den gesamten IT-Verbund erstellt werden. Die Möglichkeit einer Auslagerung in eine gesicherte Cloud (z.B. Rechenzentrum der Sparkassen) wird geprüft.

 

 

Projekt  8. Einführung Mobile Device Management (MDM)

Zeitraum:

IV/2019

Projektverantwortlicher:

DB, SD

Priorität:

mittel

Begründung: zentrale Administration aller Mobilgeräte erforderlich

Beschreibung:

Es werden zunehmend mobile Geräte (Smartphones und Tablets) eingesetzt. Ein MDM ermöglicht die zentrale Adminstration dieser Geräte mit Richtlinien. Zudem können die Daten der Geräte im Falle eines Verlustes oder Diebstahls aus der Ferne gelöscht werden.

 

 

Projekt  9. pitKommunal anpassen

Zeitraum:

Dezember2018

Projektverantwortlicher:

SG

Priorität:

niedrig

Begründung: Programm muss den aktuellen Erfordernissen angepasst werden.

Beschreibung:

Die Anwendung pitKommunal dient der Abrechnung des Bauhofes und wird für das Facility Management eingesetzt. Hier müssen noch diverse Konfigurationsänderungen umgesetzt werden, um das Programm auf unsere Bedürfnisse anzupassen.

 

 

Projekt  10. ALKIS Kartendaten aktualisieren

Zeitraum:

November 2018

Projektverantwortlicher:

SG

Priorität:

mittel

Begründung: Arbeitsgrundlage für diverse Mitarbeiter

Beschreibung:

ALKIS hält die Karten- und Grundbuchdaten. Ein umfangreiches Update im Bereich der Kartendaten muss umgesetzt werden.

 

 

 

 

 

Projekt  11. Netzwerkanalyse und Überplanung

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

GS, SB

Priorität:

mittel

Begründung: Grundlage für weitere Planung

Beschreibung:

Sämtliche Netzwerke an allen Standorten sollten auf Zukunftstauglichkeit hin durch eine Fachfirma überprüft werden. Je nach Ergebnis der Untersuchung können weitere Maßnahmen notwendig werden.

 

 

Projekt  12. Einrichtung Bürgerportal

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

FB/SB

Priorität:

mittel

Begründung: gesetzliche Anforderung

Beschreibung:

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet alle Behörden, einen sogenannten Portalverbund aufzubauen. Ziel ist es, dass sich der Bürger - egal, wo er sich anmeldet - alle in Deutschland online erbrachten Dienstleistungen erhalten kann. Dies sind laut dem Katalog der Bundesregierung derzeit etwa 575 Dienstleistungen. Das Bürgerportal soll in Zusammenarbeit mit Dataport realisiert werden.

 

 

Projekt  13. WLAN Alte Ahrenloher Schule

Zeitraum:

Dezember 2018

Projektverantwortlicher:

FB, DB

Priorität:

hoch

Begründung: Verfügbarkeit Internet für Nutzer

Beschreibung:

Für die beiden Schulungsräume in der Alten Ahrenloher Schule soll ein WLAN Zugang geschaffen werden. Der Internetanschluss wird über die Feuerwache Ahrenlohe realisiert. Dieser wird im Dezember 2018 verfügbar sein.

 

 

 

Projekt  14. Aktualisierung Sicherheitskonzept

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

SB, GS

Priorität:

hoch

Begründung: Anpassung an aktuellen Sachstand erforderlich

Beschreibung:

Das Sicherheitskonzept ist an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Eine regelmäßige Fortschreibung ist vorzusehen.

 

 

Projekt  15. Ertüchtigung Computerräume KGS

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

FB, SG

Priorität:

mittel

Begründung: Ausstattung veraltet, teilweise defekt

Beschreibung:

Die Computerräume an der KGS müssen teilweise mit neuen Geräten ausgestattet werden.

 

 

Projekt  16. Migration Firewall KGS

Zeitraum:

III/2019

Projektverantwortlicher:

GS, SB

Priorität:

hoch

Begründung: bestehende Firewall veraltet

Beschreibung:

Die Firewall an der KGS ist technisch nicht mehr auf dem neuesten Stand. Eine Migration auf die aktuelle Technik ist erforderlich, um zeitgemäß agieren zu können.

 

Projekt  17. Austausch Server KGS

Zeitraum:

III/2020

Projektverantwortlicher:

FB, SG

Priorität:

niedrig

Begründung: Neuausrichtung Serverlandschaft nach Bedarf

Beschreibung:

Die Server der KGS sind relativ alt. Im Rahmen einer Fortschreibung des Medienkonzeptes ist über eine Neuausrichtung der Serverhardware zu entscheiden.

 

 

Projekt  18. Einrichtung WLAN FRS

Zeitraum:

III/2019

Projektverantwortlicher:

SG, SB

Priorität:

mittel

Begründung: Internetversorgung Schüler und Lehrer

Beschreibung:

An der FRS gibt es noch kein flächendeckendes WLAN. Eine Internetanbindung der Schüler und Lehrer per WLAN ist für den Unterricht aufgrund zunehmender Digitalisierung erforderlich.

 

 

Projekt  19. Beschaffung Server FRS

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

SG, DB

Priorität:

mittel

Begründung: Aufbau Infrastruktur

Beschreibung:

Zur Verwaltung der Schülerrechner und zur zentralen Datenhaltung soll ein kleiner Server installiert werden.

 

 

Projekt  20. Überplanung Computerraum FRS

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

SG, DB

Priorität:

mittel

Begründung: gemäß Anforderung Medienkonzept

Beschreibung:

Gemäß den im Medienkozept dargelegten Anforderungen sind Schüler-PC´s vorzuhalten. Die Beschaffung und Installation erfolgt in Zusammenarbeit mit dem IQSH.

 

 

Projekt  21. Einrichtung WLAN JSS

Zeitraum:

III/2019

Projektverantwortlicher:

FB, SB

Priorität:

mittel

Begründung: Internetversorgung Schüler und Lehrer

Beschreibung:

An der JSS gibt es noch kein flächendeckendes WLAN. Eine Internetanbindung der Schüler und Lehrer per WLAN ist für den Unterricht aufgrund zunehmender Digitialisierung erforderlich.

 

 

Projekt  22. Beschaffung Server JSS

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

FB, SB

Priorität:

mittel

Begründung: Aufbau Infrastruktur

Beschreibung:

Zur Verwaltung der Schülerrechner und zur zentralen Datenhaltung soll ein kleiner Server installiert werden.

 

 

Projekt  23. Überplanung Computerraum JSS

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

FB, SB

Priorität:

mittel

Begründung: gemäß Anforderung Medienkonzept

Beschreibung:

Gemäß den im Medienkozept dargelegten Anforderungen sind Schüler- PC´s vorzuhalten. Die Beschaffung und Installation erfolgt in Zusammenarbeit mit dem IQSH.

 

 

Projekt  24. Optimierung der Internetanbindung der Stadtbücherei

Zeitraum:

Dezember 2018

Projektverantwortlicher:

SG, FB

Priorität:

hoch

Begründung: Sicherstellung Erreichbarkeit IOPAC

Beschreibung:

Die Internetanbindung der Stadtbücherei muss soweit ertüchtigt werden, dass die Nutzer von zuhause per Internet auf den Server zur Bestandssuche und online - Verlängerung zugreifen können.

 

 

Projekt  25. Besucher- WLAN der Stadtbücherei

Zeitraum:

Dezember 2018

Projektverantwortlicher:

SG, FB

Priorität:

mitel

Begründung: Besucherservice

Beschreibung:

Der Internet- und der WLAN-Zugang der Stadtbücherei muss soweit ertüchtigt werden, dass die Nutzer vor Ort online - Recherchen durchführen können.

 

 

Projekt  26. Aktualisieren aller Dokumentationen

Zeitraum:

I/2019

Projektverantwortlicher:

GS, DB

Priorität:

mittel

Begründung: Verfügbarkeit von Informationen

Beschreibung:

Die Dokumentationen der Aussenstellen und teilweise im Rathaus müssen fortgeschrieben werden. Eine sinnvolle Zusammenlegung einzelner Dokumentationen ist zu prüfen.

 

 

Projekt  27. Fortschreibung IT-Konzept

Zeitraum:

Dezember 2018

Projektverantwortlicher:

GS

Priorität:

mittel

Begründung: Grundlage für die strategische Ausrichtung

Beschreibung:

Das IT- Konzept der Stadt Tornesch muss in Abstimmung mit den Zielen der digitalen Agenda fortgeschrieben werden.

 

 

Projekt  28. Beschaffung Server FF Ahrenlohe

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

GS, DB

Priorität:

mittel

Begründung: Sicherstellung Redundanz

Beschreibung:

Momentan verfügt die Feuerwehr nur über einen Server in der Wache Esingen. Um die Redundanz sicher zu stellen, soll ein zweiter Server in der Wache Ahrenlohe installiert werden.

 

 

Projekt  29. Neueinrichtung Netzwerk FF Ahrenlohe und FF Esingen

Zeitraum:

II/2019

Projektverantwortlicher:

GS, DB

Priorität:

mittel

Begründung: Optimierung der Installation

Beschreibung:

Nach Anschluss der Wache Ahrenlohe an das IT Netz der Stadt müssen die Netzwerke der beiden Wachen neu strukturiert werden, um einen reibungslosen Ablauf der IT zu garantieren.

 

 

Projekt  30. öffentliches WLAN am Bahnhofsvorplatz

Zeitraum:

III/2019

Projektverantwortlicher:

DB, SB

Priorität:

mittel

Begründung: Bürgerservice

Beschreibung:

Im Rahmen des Förderprojektes WiFi4EU hat die Stadt Tornesch einen Antrag auf Förderung eines öffentlichen Hotspots auf dem Bahnhofsvorplatz gestellt. Über die Fördermittel ist noch nicht entschieden. Sofern eine Zusage eingeht oder die Ratsversammlung beschließt, die Mittel auch ohne Förderung bereitzustellen, wird die Umsetzung in Zusammenarbeit mit einer Fachfirma zu planen sein.

 

 

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