Beschlussvorlage - VO/14/977

A:   Sachbericht

B:   Stellungnahme der Verwaltung

C:   Prüfungen:1.Umweltverträglichkeit

2.Kinder- und Jugendbeteiligung

D:   Finanzielle Auswirkungen

E:   Beschlussempfehlung

Zu A und B: Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

Im Moment ist der Ratssitzungsdienst laut Geschäftsordnung wie folgt geregelt:

Die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen erfolgt im Ratsinformationssystem der Stadt Tornesch. Die Gremienmitglieder erhalten über die Bereitstellung eine E-Mail-Nachricht. Daneben besteht die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen nach wie vor in Papierform zu erhalten. Hiervon machen zurzeit noch 4 Ratsmitglieder von insgesamt 38 Ratsmitgliedern und bürgerlichen Ausschussmitgliedern Gebrauch. 34 Gremienmitglieder verzichten auf eine Papierzustellung. Hierfür erhalten sie eine monatliche Entschädigung in Höhe von 25 €.

Daneben besteht die Absprache mit der Kommunalpolitik, Sitzungsunterlagen, die mehr als 50 Seiten umfassen, den Ausschussmitgliedern auch in Papierform zuzustellen. Dies geschieht regelmäßig bei den Sitzungen des Bau- und Planungsausschusses (Farbkopien) sowie bei den Haushaltsberatungen der Fachausschüsse und des Finanzausschusses.

Es fallen bei dieser Regelung folgende Kosten an:

Entschädigungskosten: 34 Gremienmitglieder x 25 € x 12  Monate= 10.200 €

Druckkosten (hochgerechnet aus dem Jahr 2013,

rd. 40.000 s/w und Farbkopien), ohne Papier=  1.800 €

      zus. 12.000 €.

Die Berechnung beinhaltet nicht die Personalkosten. Da in der Stadtverwaltung kein zentraler Druckdienst zur Verfügung steht, sind die Personalkosten für das Kopieren unverhältnismäßig.

Seitens der Verwaltung wird nunmehr vorgeschlagen, den Gremienmitglieder und den Mitarbeitern im Sitzungsdienst Tablet-PC´s zur Verfügung zu stellen und gar keine Unterlagen mehr  in Papierform zur Verfügung zu stellen.

Das Ratsinformationssystem ALLRIS ist iPad und Android fähig. Die App wird kostenfrei zur Verfügung gestellt, so dass keine weiteren Kosten für die Software anfallen.

Das WLan im Rathaus ist nach Auskunft des Fachdienstes EDV ausreichend. Die Gremienmitglieder benötigen für die Nutzung zu Hause natürlich auch ein WLan. Die Verwaltung geht davon aus, dass dies heute überwiegend der Fall sein wird. 

Es müssten ca. 50 Tablet-PC´s angeschafft werden. Es entstehen somit Investitionskosten in Höhe von ca. 20.000 €. Wer bereits ein Tablet-PC benutzt, könnte hierfür eine einmalige Entschädigung erhalten. Die Tablets werden als sogenannte geringwertige Güter mit einer Lebensdauer von 5 Jahren abgeschrieben.

Weiterhin entstehen Schulungskosten von rd. 500 €.

Um Beratung wird gebeten.

Zu C: Prüfungen

1. Umweltverträglichkeitsprüfung:

Durch die Umstellung werden  mindestens 40.000 Blatt Papier pro Jahr gespart.

2. Kinder- und Jugendbeteiligung:

Entfällt

Zu D: Finanzielle Auswirkungen / Darstellung der Folgekosten

Siehe oben.

 

Zu E: Beschlussempfehlung 

Der Hauptausschuss spricht sich grundsätzlich für die Umsetzung des Ratssitzungsdienstes auf Tablet-PC´s aus und bittet die Verwaltung das Projekt weiter voran zu bringen und regelmäßig hierüber zu berichten.