Beschlussvorlage - VO/19/214

Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

Vor dem Hintergrund der aktuellen Haushaltslage hat auch im Bereich der IT eine umfangreiche Analyse der Kostenstruktur stattgefunden. Im Bereich der Ertrags- und Aufwandskonten sind hier insbesondere die Konsolidierung der Druckerverträge und die Nachverhandlung der Telefon- und Internetverträge zu nennen. Der neue Druckervertrag steht kurz vor Abschluss, bei den Telefonverträgen dauert die Verhandlung noch an. Die jeweiligen Änderungen werden zum Nachtrag 2019 noch keine Rolle spielen, sie sind in der Haushaltsplanung 2020 zu berücksichtigen.

Die übrigen Ansätze in diesem Bereich sind überwiegend vertraglich gebunden oder durch geplante Anschaffungen fast ausgeschöpft. Die verbleibenden Mittel werden benötigt, hier sind keine weiteren Einsparungen zu erzielen.

Im investiven Bereich stellt sich die Situation wie folgt dar:

Für die Maßnahme "Einführung eines DMS" sind 157.000,- € im Ansatz 2019 und 12.000,- € Reste aus Vorjahren, also insgesamt Mittel in Höhe von 169.000,- € geplant.

Die Grundinstallation des Systems ist erfolgt. Die Schriftgutverwaltung sowie der Posteingangsworkflow sind eingerichtet und die entsprechenden Schulungen sind durchgeführt worden. Wie geplant sind die jeweiligen Schritte durch externe Berater qualitätsgesichert worden. Nach Erledigung einiger noch verbliebener Nacharbeiten kann die Testphase mit den Pilotbereichen FD Hochbau und Stabstelle EDV planmäßig Mitte September beginnen.

Abzüglich der bereits gezahlten Rechnungen bleiben für diese Maßnahme noch 71.607,98 € verfügbar.

Folgende Ausgaben sind in 2019 voraussichtlich noch zu leisten:

 Lizenzen DMS: 38.000,- €

 Dienstleistung: 13.000,- €

 Anwender-Schulung:   4.000,- €

 Summe:         55.000,- €

Somit kann der Ansatz für diese Maßnahme um 16.600,- € reduziert werden.

Die Maßnahme "Ersatzbeschaffung Servercluster" war nicht geplant, es handelt sich um eine außerplanmäßige Leistung. Der entsprechende Auftrag wurde in der Sitzung des Hauptausschusses vom 11.02.2019 genehmigt. Die Maßnahme ist abgeschlossen, es werden keine weiteren Zahlungen zu tätigen sein.

Die Mittel sind im Nachtrag mit 54.700,- € zu berücksichtigen.

Für die Maßnahme "Warteschlangensoftware" sind 18.000,- € im Ansatz (mit Sperrvermerk). Diese Mittel werden aktuell nicht benötigt, da die Stabstelle EDV eine Lösung basierend auf MS Access selbst entwickelt hat. Diese soll im September in den Testbetrieb gehen.

Der Ansatz kann im Nachtrag um 18.000,- € reduziert werden.

Zum 31.07.2019 ist turnusgemäß die Softwarepflege für das Backup Programm ausgelaufen. Die Verlängerung zu den alten Konditionen war nicht mehr möglich, da der Hersteller seine Lizenzpolitik und den Programmumfang umgestellt hat.

Die Sicherstellung eines funktionsfähigen Backups und eines aus dem Backup erfolgreich wiederherstellbaren Restores ist eine Aufgabe mit höchster Priorität. Die Stadt ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften im Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, die Integrität und Verfügbarkeit der erhobenen und verarbeiteten Daten sicherzustellen.

Für die Ablösung der bisher eingesetzten Lösung wurden drei Programme verglichen.

Programm A: entspricht der bisherigen Lösung, Backup auf Band und lokal.

Programm B: Cloudanbieter, Backup in (deutscher) Cloud und lokal.

Programm C: Systemsoftware mit Backuplösung, Backup auf Band und lokal.

Kosten:

  Programm A Programm B Programm C

2019  27.500,- € 5.500,- € 25.000,- €

2020  0,- €  5.500,- € 0,- €

2021  0,- €  5.500,- € 0,- €

2022  27.500,- € 5.500,- € 0,- €

2023  0,- €  5.500,- € 0,- €

2024      0,- €       5.500,- €    0,- €       

Summe     55.000,- €   33.000,- €   25.000,- €   

Bei den Programmen A und B werden jährliche Kosten fällig. Bei Programm A vergünstigen sich die Kosten bei dreijähriger Zahlung. Bei Programm B wird nach konkreter Inanspruchnahme abgerechnet. Dabei entfällt der größte Teil der Kosten auf den Cloudspeicher. Bei Programm C werden einmalig Lizenzkosten fällig. Das Programm beinhaltet neben der Backuplösung noch weitere Komponenten wie Monitoring, Updateverwaltung und automatische Installation von Client Betriebssystemen. Dazu wird zusätzliche Hardware benötigt, die im Ansatz mit eingeplant ist. Das Programm C wird bis einschließlich 2027 mit Software und Sicherheitsupdates versorgt.

Fazit: Über die Gesamtlaufzeit gerechnet erweist sich die Lösung C als die deutlich günstigste Alternative. Daher fällt die Entscheidung zugunsten des Programm C aus.

Prüfungen:

1. Umweltverträglichkeit

entfällt

2. Kinder- und Jugendbeteiligung

entfällt
 

Finanzielle Auswirkungen / Darstellung der Folgekosten

Beschluss(empfehlung) 

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Finanzausschuss den vorgelegten Änderungen für den Teilhaushalt 06 – Stabstelle EDV – in den Nachtragshaushalt 2019 zu übernehmen.