Beschlussvorlage - VO/19/328

Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

Ausgangslage:

Es besteht ein Poolvertrag mit einem Dienstleister. Der Poolvertrag ist auf 75 Monate abgeschlossen und läuft aktuell noch 38 Monate.

Der Poolvertrag umfasst folgende Leistungen:

Gestellung der Druck- bzw. Multifunktionssysteme inklusive Vorinstallation, Aufbau, Einweisung der Mitarbeiter, Wartung, Service, Gestellung von Ersatzteilen, Gestellung von Toner (sw und farbig) im Rahmen der vereinbarten Nutzung (48.000 Seiten sw und 12.000 Seiten farbig).

Folgende Systeme sind im Vertrag enthalten:

Rathaus:

1 Großkopierer    60 Seiten/Min. sw

1 Großkopierer   23 Seiten/Min. sw

2 Großkopierer   20 Seiten/Min. farbig

1 Großkopierer   35 Seiten/Min.  farbig

2 Multifunktionssysteme  30 Seiten/Min. farbig

27 Multifunktionssysteme  20 Seiten/Min. sw 

Bauhof:

1 Multifunktionssystem  20 Seiten/Min. sw

Stadtbücherei:

1 Münzkopierer   33 Seiten/Min. sw

1 Großkopierer   20 Seiten/min. farbig

JottZett und SchulSozA:

2 Multifunktionssysteme  20 Seiten/Min. sw

Heimathaus:

1 Multifunktionssystem  20 Seiten/Min. sw

Feuerwache Ahrenlohe:

1 Großkopierer   23 Seiten/Min. sw

Feuerwache Esingen:

1 Großkopierer   23 Seiten/Min. sw

Volkshochschule:

1 Großkopierer   20 Seiten/min. farbig

2 Multifunktionssysteme  20 Seiten/Min. sw

Insgesamt 45 Systeme an 8 Standorten.

Die Systeme werden zentral aus dem Rathaus verwaltet und bestellen über eine entsprechende Softwarelösung automatisch bei Unterschreiten eines Schwellenwertes den benötigten Toner nach.

Daneben werden im Rathaus und auf dem Bauhof noch 7 weitere Geräte betrieben, die nicht von unserem Dienstleister betreut werden. Für diese Geräte existieren keine Wartungsverträge und die Bestellung der Verbrauchsmaterialien erfolgt bei Bedarf durch die Stabstelle EDV.

Beweggründe für eine Vertragsanpassung

A) Änderungswünsche zum bestehenden Vertrag:

1. Im 2. OG gibt es derzeit keinen Großkopierer. Um die Anzahl der Einzelsysteme in den Büros zu reduzieren, ist dies aber eine Voraussetzung. Da im EG zwei große Kopierer vorhanden sind, kann dort das 60 Seiten sw Modell entfallen und im 2. OG durch eine gleich schnelle Farbmaschine ersetzt werden. Aus Platzgründen ist das aktuelle 60 Seiten Modell an keinem anderen Ort einsetzbar.
2. Durch die Aufstellung des Großkopierers im 2. OG können auf diesem Flur 4 Multifunktions-systeme eingespart werden.
3. Im Meldeamt sind an allen drei Arbeitsplätzen 2 Drucker vorhanden: je ein Laserdrucker in sw und ein Tintenstrahldrucker in farbig. Der Grund liegt darin, dass für die Erstellung von Passersatzpapieren nur zertifizierte Tintenstrahldrucker eingesetzt werden dürfen. Diese sind aber für den Ausdruck aller übrigen Formulare zu langsam und zu kostenintensiv. Mittlerweile hat unser Dienstleister einen zertifizierten Tintenstrahldrucker im Angebot, welcher auch für alle übrigen Ausdrucke schnell genug ist und im Tintenverbrauch deutlich wirtschaftlicher ist als die bislang von uns eingesetzten Systeme. Diese Variante war bei Abschluss des ursprünglichen Vertrages noch nicht verfügbar. Somit kann hier pro Arbeitsplatz ein Laserdrucker eingespart werden und die unwirtschaftlichen kleinen Tintenstrahldrucker durch ein adäquates System ersetzt werden.
4. Durch die Einführung des DMS werden zwei Dokumentenscanner benötigt. Einer wird in der Poststelle zum Einscannen der Post eingesetzt, der andere wird in der zentralen Geschäftsbuchhaltung zum Einscannen der Eingangsrechnungen benötigt. Bislang wurden solche Geräte nicht benötigt. Die Aufnahme in den Poolvertrag ist dem Kauf vorzuziehen, da hier auch Wartung und Service mit inbegriffen ist.
5. Im 3. OG können zwei Multifunktionssysteme eingespart werden und im 4. OG kann ein Multifunktionssystem entfallen. Ein weiters Multifunktionssystem wird zwar aktuell noch benötigt, kann aber künftig nach Einführung der e-Rechnung Ende 2020 entfallen, da dann keine Kassenanordnungen mehr in Papierform ausgedruckt werden müssen.
6. In der Bücherei soll der Münzkopierer durch ein WLAN-fähiges System ersetzt werden.
7. Auf dem Bauhof existiert neben dem Multifunktionssystem noch ein alter Farblaserdrucker. Hier soll nur noch ein Farbsystem zum Einsatz kommen.

B) Situation an den Schulen:

1. An der Fritz-Reuter-Schule existieren derzeit 16 Systeme mit 12 unterschiedlichen Modelltypen  von 4 Herstellern. Es gibt nur für die Großsysteme und für das Sekretariat Wartungsverträge. Die Serviceleistung des Vertragspartners ist schlecht. Anfahrt, Ersatzteile und Toner müssen extra bezahlt werden. Es besteht der ausdrückliche Wunsch, am Poolvertrag des Rathauses teilzunehmen.
2. An der Johannes-Schwennesen-Schule existieren derzeit 7 Systeme mit 6 unterschiedlichen Modelltypen  von 4 Herstellern. Es gibt nur für die Großsysteme und für das Sekretariat Wartungsverträge. Die Serviceleistung des Vertragspartners ist schlecht. Anfahrt, Ersatzteile und Toner müssen extra bezahlt werden. Es besteht der ausdrückliche Wunsch, am Poolvertrag des Rathauses teilzunehmen.
3. An der KGS sind 32 Systeme mit 26 verschiedenen Modelltypen von 8 verschiedenen Herstellern im Einsatz. Nur ein Großsystem ist in der Lage, Farbkopien zu erstellen, die Qualität dieser Ausdrucke ist unzumutbar. Keine der im Einsatz befindlichen Scaneinheiten ist in der Lage, aus einem Buch zwei einzelne PDF-Seiten zu scannen. Der für die Schüler vorgehaltene Münzkopierer soll ersetzt werden. Die neue Lösung soll eine Identifizierung der Schüler durch den Schülerausweis ermöglichen. Wartungsverträge existieren für die großen Kopiersysteme. Der Aufwand für die EDV, für die Vielzahl der verschiedenen Modelle Toner vorzuhalten ist unverhältnismäßig hoch.

Vertragsanpassung

Zur Anpassung der Verträge ist eine umfangreiche Untersuchung der Situationen vor Ort - vor allem an den neu einzurichtenden Standorten - erfolgt. Die Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in Zusammenarbeit mit den Amtsleitungen und Schulleitungen kritisch geprüft, so dass die optimale Ausstattung der einzelnen Standorte erzielt werden konnte. Dabei wurden die aktuellen Bedürfnisse nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten berücksichtigt. Ebenfalls berücksichtigt sind zukünftige Entwicklungen wie z.B. die zunehmende Verbreitung des Dokumenten Management Systems oder die Erweiterung der FRS im Bereich Ganztagsbetreuung.

Im Zuge der Erweiterung des Vertrages auf die Schulen ändert sich die Systemlandschaft signifikant:

Durch den konsequenten Einsatz neuer Modelle und vor allem den Wechsel von Lasertechnik auf Tintenstrahltechnik gelingt es, über die Vertragslaufzeit etwa 21.000 kWh Strom einzusparen. Das bedeutet etwa 7.200,- € Ersparnis allein bei den Stromkosten. Im gleichen Zeitraum werden dadurch ca. 10 Tonnen weniger CO2 produziert.             

Auch der administrative Aufwand reduziert sich. Es gibt künftig nur noch eine Rechnung für alle Standorte, die selbstverständlich die Kosten pro Standort ausweist. Die Bestellung für Verbrauchsmaterial entfällt, da die Systeme dies selbst per Software übernehmen. Die EDV kann jederzeit über ein zentrales Tool den Status aller Systeme überprüfen. Die Bedienung der Systeme ist weitestgehend vereinheitlicht.             

Kostenvergleich:

Im Folgenden werden die jährlichen Kosten aller bestehenden Verträge mit den zukünftig anfallenden Kosten verglichen. Die bereits im Poolvertrag befindlichen Standorte Rathaus, Bauhof, Bücherei, VHS, Feuerwachen sowie Heimathaus werden dabei als Einheit betrachtet. Hier werden sämtliche großen Systeme gegen fabrikneue, aktuelle Modelle getauscht und das Seitenvolumen um 12.000 Seiten sw und 2.000 Farbseiten erhöht. Selbstverständlich werden die Kosten auf die jeweiligen Produktkonten des Haushaltsplanes aufgeteilt. Eine entsprechende Darstellung unterbleibt in dieser Vorlage aus Gründen der Übersichtlichkeit.

Für die neu hinzugekommenen Standorte werden die existierenden Verträge mit dem neuen Vertrag verglichen. Die Seitenzahlen entsprechen denen der Altverträge. In allen Fällen ist neu, dass Verbrauchsmaterialien und Service im Preis bereits inbegriffen sind.

Die Mehrkosten bei der Fritz-Reuter-Schule resultieren aus der Entscheidung, ein mittleres System durch einen Großkopierer zu ersetzen, der künftig im Bereich des offenen Ganztags eingesetzt werden soll. Die aktuellen Kosten der bestehenden Standorte beinhalten neben den Wartungs- und Servicekosten auch die über einen Zeitraum von 3 Jahren gemittelten Zusatzkosten für Sieten außerhalb des Inklusivvolumens. Da das Inklusivvolumen regelmäßig überschritten wurde, sind die Seitenzahlen wie oben bereits erwähnt für die Zukunft nach oben angepasst worden.

Zum Vergleich haben wir neben dem Angebot unseres Dienstleisters eine Hamburger Firma zu den gleichen Spezifikationen angefragt. Die von dieser Firma angebotenen Leistungen liegen preislich in allen 4 Losen über dem Angebot unseres Dienstleisters:

Fazit

Auch wenn der aktuelle Vertrag mit dem derzeitigen Dienstleister noch etwas länger als 3 Jahre läuft, ist es aufgrund der Vielzahl der möglichen Änderungen und der daraus resultierenden Ersparnisse vorteilhaft, bereits jetzt den Vertrag umzustellen. Auch die Einbindung aller Schulen und damit die Erbringung aller Druckerdienstleistungen für die Stadt Tornesch aus einer Hand ist als sehr positiv zu bewerten. Aus diesem Grund empfiehlt die Verwaltung, bereits jetzt die Umstellung des Vertrages vorzunehmen. Die externe Vergleichsberechnung zeigt, dass wir auch nach der Umstellung des Vertrages günstige Konditionen bekommen.

Prüfungen:

1. Umweltverträglichkeit

entfällt

2. Kinder- und Jugendbeteiligung

entfällt
 

Finanzielle Auswirkungen / Darstellung der Folgekosten

Beschluss(empfehlung) 

Der Hauptausschuss genehmigt die Umstellung der Druckerverträge und stimmt dem Vertragsabschluss zu den aufgezeigten Konditionen zu.