Beschlussvorlage - VO/20/071

Sachbericht / Stellungnahme der Verwaltung

In der Stadtverwaltung Tornesch sind die Vergaben derzeit noch dezentral organisiert, d.h. jeder Mitarbeiter*in, jedes Amt, ist selbst für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Abwicklung der Auftragsvergaben verantwortlich. Dabei sind vielfältige vergaberechtliche Vorschriften zu beachten, die immer komplexer werden. Im Bereich der Bauverwaltung führen je nach Beauftragung der Leistungsphasen 6 und 7 Architekten und Ingenieure die Ausschreibungen durch. Bei größeren Vergaben im Unterschwellen- und Oberschwellenbereich werden manchmal externe Dienstleister mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse und der Durchführung der Vergaben beauftragt.

Daneben ist noch im Bereich des Amtes für allgemeine Verwaltung und Finanzen eine Submissionsstelle eingerichtet, die bei der Durchführung von beschränkten und öffentlichen Ausschreibungen den Submissionstermin durchführt. Dazu gehört das Sammeln aller Angebote, die Öffnung der Angebote beim Submissionstermin und die Erstellung des Submissionsprotokolls. Darüber hinaus ist die Submissionsstelle nicht mit dem Vergabeverfahren betraut, vielmehr sind die beiden Bereiche strikt zu trennen.

Neben den umfangreichen und vielzähligen Bestimmungen zum Vergaberecht kommt erschwerend dazu, dass das Vergaberecht durch Vorgaben der EU, vom Bund und vom Land einer ständigen Überarbeitung bzw. Anpassung unterworfen ist. Hinzu kommt noch die laufende Rechtsprechung. Daher ist es selbst für Mitarbeiter*innen, die öfter mit Vergaben zu tun haben, schwierig den Überblick zu behalten. Der Fortbildungsbedarf in diesem Bereich ist sehr hoch. In Fachgebietern, in denen nur selten Vergabeverfahren durchgeführt werden, bestehen Unsicherheiten und Wissenslücken und es kommt zwangsläufig zu Vergabefehlern. Weiterhin ist E-Vergabe bereits jetzt für den Oberschwellenbereich verpflichtend, der Unterschwellenbereich wird folgen.

Daher wird dringend die Zentralisierung der Vergaben empfohlen. Hierzu gab es verwaltungsseitig Gespräche mit der Leiterin den Zentralen Vergabestelle des Abwasserzweckverbandes und dem Leiter der Zentralen Vergabestelle des Kreises Pinneberg. Tenor ist Gespräche war, dass eine gutorganisierte Vergabestelle sich von selbst bezahlt macht. Es wird eine höhere vergaberechtliche Kompetenz und damit einhergehend eine höhere Rechtssicherheit erreicht. Die Ausschreibungen erzielen eine höhere Wirtschaftlichkeit. Die Personen, die sich bisher mit Vergaben beschäftigt haben, in der Regel Ingenieure und Techniker, als auch Verwaltungsangestellte, können sich verstärkt ihren eigentlichen Aufgaben widmen.

Die Einrichtung einer eigenen Vergabestelle im Hause wäre nicht wirtschaftlich. Laut KGST ist für die Bearbeitung von 100 Vergaben / Jahr eine Vollzeitstelle zugrunde zu legen, die voraussichtlich mit EG 9 b zu bewerten wäre. In den Jahren 2018 und 2019 sind rund 30 Vergaben pro Jahr über 10.000 € von der Stadtverwaltung durchgeführt worden. Das wäre ca. eine Drittel-Stelle, die mit Personalkosten und Sachkosten von 34.100 € zu veranschlagen wäre. Eine professionelle Krankheits- und Urlaubsvertretung in dieser Qualifikation wäre nicht vorhanden.

Die Stadt Uetersen hat beschlossen, die angebotene Kooperation mit dem Kreis Pinneberg einzugehen, so dass die Stadt als potenzieller Partner ausfällt.

Der Kreis Pinneberg hat der Stadt Tornesch angeboten, alle Vergaben bzw. alle Vergaben über 10.000 € zu einem Pauschalpreis in Höhe von 1.000 € pro Vergabe zu übernehmen. Wenn nur EU-weite Ausschreibungen übertragen werden würden, kosten diese 4.000 € pro Vergabefall. Wenn die Wertgrenze über 10.000 € liegen soll, muss der Kreis sein Angebot nachkalkulieren.

Bei 30 Vergabefällen würde die Aufgabenübertragung der Stadt Tornesch 30.000 € pro Jahr kosten, wobei die Anzahl der Vergaben vom jeweils bereitgestellten Investitionsvolumen abhängt. Den durch Übertragung entstehenden Kosten wären die ersparten Kosten für externe Dienstleister gegenzurechnen. Leider ist die Summe schwer zu ermitteln, weil sie nur Teile der Leistungsphasen 6 und 7 betrifft. Diese Kosten dürften jedoch die ermittelten Kosten der ZVS aber regelmäßig übersteigen. Die Erstellung der Leistungsverzeichnisse verbleibt in den Fachdiensten.

Aus den dargestellten Gründen empfiehlt die Verwaltung, alle Vergaben über 10.000 € zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Zentralen Vergabestelle des Kreises Pinneberg zu übertragen.

Als Anlage erhalten sie ein Muster der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, ein Aufgabenkatalog und eine Verfahrensanweisung.

Prüfungen:

1. Umweltverträglichkeit

entfällt

2. Kinder- und Jugendbeteiligung

entfällt

Finanzielle Auswirkungen / Darstellung der Folgekosten

Beschluss(empfehlung) 

Die Ratsversammlung der Stadt Tornesch beschließt, sich für alle Vergaben über 10.000 € der Zentralen Vergabestellte des Kreises Pinneberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt anzuschließen. Der Landrat des Kreises Pinneberg wird gebeten, eine gleichlautende Beschlussfassung des Kreistages herbeizuführen und die entsprechende öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur gemeinsamen Durchführung von Vergabeverfahren zu beschließen. Die Bürgermeisterin wird ermächtigt, die öffentlich-rechtliche Vereinbarung abzuschließen,