Fraktionsantrag der GRÜNEN - VO/20/274
Grunddaten
- Betreff:
-
Antrag der Fraktion Bündnis 90/die Grünen: Umgang mit Dokumenten im Allris-System
- Status:
- öffentlich (Vorlage freigegeben)
- Vorlageart:
- Fraktionsantrag der GRÜNEN
- Federführend:
- Büroleitende Beamtin
- Bearbeiter:
- Inga Ries
Beratungsfolge
| Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
|---|---|---|---|---|
|
●
Erledigt
|
|
Hauptausschuss
|
Entscheidung
|
|
|
|
07.12.2020
|
Sachverhalt / Stellungnahme der Verwaltung
Das Allris ist ein Arbeits-, Info- und Archivierungssystem für die Verwaltung, die Politik und den Bürger. Dabei ist es wichtig, dass alle Benutzer sich jederzeit auf den Inhalt der Dokumente verlassen können. Daher sind Dokumente, die einen endgültigen Status erreicht haben, normalerweise nicht mehr änderbar, sondern archiviert. Um nachträgliche Änderungen vorzunehmen, kann der „endgültige Status“ allerdings zurückgesetzt werden, eine Editierung ist dann wieder möglich, der „endgültige Status“ wird danach erneut gesetzt.
Das wird nach Auskunft der Verwaltung vor allem genutzt, um Aktenmappen zu ergänzen. In der Praxis erleben wir dadurch, dass die Aktenmappen aus der Sitzungseinladung in der Sitzung häufig schon nicht mehr aktuell sind.
Noch problematischer ist, dass sich die Dokumente auf die beschriebene Weise sogar noch nach stattgefundener Sitzung editieren lassen. Für Benutzer des Allris ist es nicht ohne weiteres erkenntlich, wenn eine Änderung vorgenommen wurde. Immerhin wird das im neuen Allris durch eine Versionierung der Dokumente möglich werden.
Eine nachträgliche Änderung der Dokumente, besonders nachdem die Sitzung stattgefunden hat, muss eine absolute Ausnahme sein und darf nur aus wichtigem, nachvollziehbarem und dokumentierten Grund erfolgen. Für den Benutzer muss ohne spezielle Kenntnisse ersichtlich sein, wer ein Dokument verändert hat, wann es geändert wurde und was geändert wurde.
Bis mit dem neuen Allris die Versionierung verfügbar ist, soll deshalb der Umgang mit archivierten Dokumenten klar geregelt werden.
Finanz. Auswirkung
Beschlussvorschlag
Beschluss(empfehlung)
Wenn es im Allris erforderlich ist, ein Dokument, nachdem es seinen endgültigen Status erreicht hat, doch noch einmal zu ändern, sollen dem Dokument folgende Informationen hinzugefügt werden:
- wer hat das Dokument verändert
- wann wurde es verändert
- warum wurde es verändert
- was wurde verändert
- In der Ansicht soll durch eine Markierung (evtl farblich) deutlich ersichtlich sein, dass dieses Dokument nachträglich verändert wurde.
